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Antecedentes

El modelo de planeación estratégica que ha asumido la Universidad Intercontinental surge de su espíritu y pretende plasmar el valor de la misión que ha propuesto para su comunidad universitaria, con el fin de lograr avanzar hacia un mejor proyecto educativo como integración de profesionalismo con humanidad en medio de una sociedad cada vez más tecnificada.

La planeación en la Universidad Intercontinental ha estado presente desde que inició actividades a partir de 1976. Los resultados acompañan y expresan el desarrollo de la misma. En un principio, si bien la planeación se centraba en responder a problemas específicos inmediatos, no dejaba de tener una visión de futuro que aseguraba el crecimiento de la Institución. Sin embargo, el Consejo de Gobierno de la Universidad analizó la conveniencia de darle un carácter de formalidad a la realización de esta etapa del proceso administrativo con el objeto de hacer explícita una planeación que permitiera generar soluciones a situaciones futuras deseadas y apuntalar el proyecto de universidad que se quiere.

Para dar cumplimiento a esta intención, el día 2 de junio de 2003, se creó la Coordinación de Planeación Institucional para iniciar un proceso de planeación estratégica de acción, proyección y consolidación de la Universidad, acorde con las necesidades de nuestra realidad socio-económica y sujeta al ideario que orienta e inspira nuestro quehacer universitario.

Esta Coordinación se ubica organizacionalmente como un área adscrita a la Dirección General Administrativa Jurídica, al servicio de las Direcciones Generales que son la base de la estructura organizacional.

A través de la Coordinación de Planeación Institucional se da seguimiento a los planes de trabajo de las tres Direcciones Generales, apoyando la función directiva tanto en el análisis y proyección de escenarios posibles como en la gestión y consecución de los objetivos institucionales. Es decir, existen dos naturalezas: una prospectiva orientada al análisis y proyección de la Universidad y otra de carácter administrativo y de gestión interna ocupada en apoyar, coordinar, vincular o implementar los procedimientos necesarios para hacer posible la formación plena de la persona, misión que asume la Universidad como institución cultural de educación.

A partir de la creación de esta coordinación se han llevado a cabo las siguientes acciones:

Recopilación de información

• Se recuperó y sistematizó la planeación implícita que se venía haciendo de forma independiente en cada Dirección General.
• Se retomaron los informes del Autoestudio Fimpes para dar seguimiento y cumplimiento a las recomendaciones efectuadas.

Diagnóstico

• Con la información anterior y en interacción con las autoridades correspondientes, se formuló la visión de la universidad y se elaboró el “Modelo UIC de Planeación Estratégica 2000 - 2005”.
• A nivel institucional se concentraron 7 objetivos estratégicos que orientan el quehacer universitario mediante una mejor organización y control de los objetivos que la Universidad se propone lograr.

Difusión

• El modelo UIC se difundió a toda la comunidad universitaria a través de trípticos, dando a conocer la misión, visión, filosofía, la planeación estratégica y la planeación operativa institucional. Esta información se encuentra también en la página de Internet de la Universidad.
• Se difundieron los resultados obtenidos desde la creación de la coordinación en el encuentro intersemestral realizado en junio de 2004, al que asistieron aproximadamente 120 personas integrantes de las tres Direcciones Generales.
• Los resultados y avances de la Planeación Estratégica se comunican en el Claustro Universitario y se encuentran más detallados en los Informes de Actividades.

Operación

• Se actualizó el organigrama general.
• Elaboración de los formatos para la realización, seguimiento y evaluación de los planes y programas de las Unidades Académicas de Docencia y de todos los Departamentos con la finalidad de uniformar la presentación de los resultados. En cada programa se especifica la responsabilidad y participación de cada uno de los miembros de la comunidad en la realización de las diversas actividades, las metas esperadas para los siguientes años, los recursos necesarios y los indicadores programáticos para el logro de objetivos estratégicos.

Colaboración con la Dirección General Académica

Es importante destacar la coordinación que se ha tenido con la Dirección General Académica, ya que se ha trabajado intensamente en un proceso de planeación uniforme para las actividades cotidianas y extraordinarias de las Unidades Académicas de Docencia.

Este proceso se ha llevado a cabo de la siguiente manera:

• Establecimiento de líneas estratégicas por parte de la Dirección General Académica, y preparación de los formatos de planeación.
• Solicitud de los planes de trabajo y proyectos a cada Unidad Académica de Docencia.
• Lectura, análisis y revisión de más de 200 programas y proyectos.
• Reuniones de la Dirección General Académica y la Coordinación de Planeación Institucional con cada Director y su equipo de trabajo. Estas reuniones se dieron con los siguientes objetivos:
  1. Tener un panorama general y preciso de los proyectos que fueron reportados en su plan de trabajo.
  2. Aclarar, por parte de la Dirección General Académica, dudas que surgieron del análisis del documento, de la viabilidad y coherencia interna, así como de su correspondencia con lo expresado como situación actual, historia y proyecto educativo.
  3. A través de un método participativo, compartir experiencias, hacer comentarios y sugerencias al plan de trabajo, reconociendo los aciertos y comprometiéndose en superar las dificultades.
  4. Que los integrantes de la coordinación, a partir del marco de planeación institucional y de un análisis del propio plan de trabajo, orientaran y asesoraran a los grupos de gestión, con el propósito de hacer corresponder los proyectos presentados por la Unidad Académica de Docencia con el plan Estratégico Institucional y con lo enunciado en el propio documento.
  5. Retroalimentar al mismo grupo con respecto a los propósitos y proyectos académicos de la Dirección General Académica.
• Dar seguimiento a los proyectos que fueron reportados en su plan de trabajo.

Estas acciones han sido enriquecedoras para las Unidades Académicas, pues han servido para reflexionar, proyectar, transformar y darle significado a su propio quehacer cotidiano, reflejado en los proyectos y avances presentados.

Colaboración con la Dirección General de Desarrollo Integral

De manera paralela se ha colaborado con la Dirección General de Desarrollo Integral tratando de realizar el mismo procedimiento que con la Dirección General Académica, pero respetando las diferencias en la esencia de esta Dirección, la cual está por concluir el periodo de su planeación estratégica 2000-2005.

Se planteó como objetivo general: involucrar al personal de la DGDI en una cultura de planeación mediante la sistematización, el seguimiento y la evaluación de los respectivos planes de trabajo en correspondencia con la misión institucional.

Objetivos particulares:

1. Cohesionar la planeación de la DGDI con el rumbo institucional marcado en los objetivos de la Universidad.
2. Conocer los procesos internos de cada Departamento para entender la dinámica de trabajo que desarrollan.
3. Acompañar la consecución de resultados proyectados por cada departamento de la DGDI para asegurar el logro de objetivos y el impacto deseado a través de ellos.
4. Fortalecer y/o promover la importancia del trabajo en equipo.
5. Establecer, desde una óptica y gestión global, los mecanismos necesarios que permitan superar obstáculos, unir esfuerzos y compartir recursos en los diferentes Departamentos de la DGDI.  

Procedimiento

• Se estudió la planeación estratégica 2000-2005 para tener un panorama general de cada una de las dependencias que conforman la Dirección General de Desarrollo Integral y conocer sus planes, objetivos, plan de trabajo, fortalezas y áreas de oportunidad.
• Se visitó a cada uno de los Departamentos con el fin de ubicar el espacio físico, el ambiente de trabajo así como los estilos de gestión, de reacción y de participación en la UIC.
• Se tuvieron reuniones con cada Jefe de Departamento y su equipo de trabajo. A través de un método participativo, se compartieron experiencias, se hicieron comentarios y sugerencias al plan de trabajo y a las actividades realizadas en este periodo, reconociendo las dificultades y obstáculos a los que se enfrentan en su quehacer cotidiano.
• Se hizo la lectura, análisis y revisión de los planes de trabajo; se aclararon dudas que surgieron del análisis del documento, de la viabilidad y coherencia interna, así como de su correspondencia con lo expresado en la Planeación Estratégica 2000-2005.
• Se ha participado en las juntas del Consejo de Desarrollo Integral así como en los talleres mensuales de actualización para adentrarnos en la planeación saliente y apoyar a los departamentos que conforman esta dirección en la planeación 2005-2008.
• Se ha entablado relación cercana con las tres comisiones que conforman esta Dirección, así como con las personas que realizan y soportan día a día cada uno de los departamentos.
• Se ha retroalimentado al mismo grupo con respecto a los propósitos y proyectos académicos de la Dirección General Académica con el fin de trabajar proyectos en conjunto, lo cual nos dará la oportunidad de trabajar de manera interdisciplinaria.

Resultados

Con este proceso se obtuvieron los siguientes resultados:

• Tener un panorama general de las Unidades Académicas de Docencia y de los Departamentos que conforman la Universidad.
• Comprender el proceso que lleva cada uno de ellos.
• Conocer estilos de gestión, de reacción y de participación en la UIC.
• Conocer a los equipos de trabajo, así como a las personas que realizan y soportan día a día cada Unidad Académica de Docencia y cada Departamento.
• Conocer las dificultades y obstáculos a los que se enfrentan en su quehacer cotidiano.
• Determinar algunos vacíos institucionales.
• Detectar las fortalezas así como sus áreas de oportunidad.
• Vislumbrar mecanismos de fortalecimiento de proyectos.
• Hacer interconexiones entre proyectos similares.
• Obtener el reconocimiento de la Coordinación de Planeación Institucional como un área de asesoría, ayuda y apoyo para la realización de sus proyectos y como enlace con otras áreas de la universidad.
• Lograr una mejor vinculación entre la actividad administrativa y la función académica.

Esta información se ha podido cruzar con otros indicadores y se han obtenido conclusiones realmente relevantes como conocimiento que se ofrece a la función directiva para la toma de decisiones.

Avances y Logros

Se ha logrado establecer una dinámica de trabajo y seguimiento de proyectos, más efectiva y consecuente; creemos que esto impactará positivamente en el desarrollo de los proyectos y el logro de objetivos en cada dependencia y por tanto de la Institución.

Un avance importante fue el enlace entre el Departamento de Vinculación Universitaria y los coordinadores encargados del proyecto de egresados de cada una de las Unidades Académicas, los cuales mostraron disposición y apertura para unir esfuerzos y hacer equipos de trabajo con el fin de fortalecer el Programa Institucional de Seguimiento a Egresados.

La práctica de la planeación que ha penetrado en las Unidades Académicas de Docencia y en los Departamentos está construyendo, en forma gradual, una cultura de planeación: de sana rendición de cuentas y de obtención de resultados. Falta mucho por hacer, pero confiamos en este trabajo como una necesidad de la Universidad para seguir estimulando y canalizando los esfuerzos que se realizan.

Evaluación y Seguimiento

Ahora que se han superado las primeras resistencias y dudas por esta planeación, el área se enfila a una nueva etapa en el seguimiento y obtención de resultados. Es una etapa de aseguramiento y acompañamiento de la gestión y la superación de obstáculos, a través de la coordinación, la comunicación y el enlace de recursos e ideas entre las Unidades Académicas y los diferentes Departamentos de la Universidad.

La manera de planear y de llevar a cabo nuestro quehacer universitario se ve corregido, actualizado e incluso recreado como consecuencia de una actitud auto reflexiva. El carácter de seguimiento y retroalimentación nos permiten la mejora continua.

La Planeación Estratégica de la Universidad Intercontinental ha concluido con tres de sus cinco etapas: visión, análisis, y estrategia. Actualmente nos encontramos en la etapa de seguimiento y evaluación para continuar o replantear la Planeación Estratégica 2005-2008.